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" 注意力缺乏:现代生活不能摆脱的痛"
1195205405-1_o“美国的一份研究显示,员工在办公室上班时,大约每3分钟就会被打断一次工作。这份研究还表明,人们在电脑屏幕同时开启的窗口数,平均为8个。精神病学家爱德华·哈洛威尔创造了名词‘注意缺乏特征’(ADT)来描述这种恶劣的现代生活方式。” 处在信息爆炸的现代社会,我们每个人都无法独善其身。想象一下这个场景:你一大早来到公司,精力十足,打开电脑开始工作,心里念叨着“这是多么美好的一天啊”……突然邮箱开始蹭蹭蹭冒邮件,还都不是垃圾邮件;你正挨个看着,IT部门来电话催你马上填一些表格。你发现有一封邮件就是这些表格,下载,打开,正准备填,Amy来到你的办公室,询问工作上的事;与此同时,万恶的电话又响了,老板需要你马上准备一些会议资料…… 心理学和脑科学研究表明,人类进行“多任务处理”和应对干扰的能力都面临同样的瓶颈:那就是短期的工作记忆容量有限。这在最开篇,关于番茄工作法科学依据的章节就已经有所介绍。每一次干扰,都会使我们的大脑工作台上的某些信息_失。当注意力丢失时,找回它要付出昂贵的代价。


" 避免“后进先出”(LIFO)"
人生处处皆“是非”。很多时候,好像棘手的事情总在我们正专注于另一件事的时候出现,导致正在进行的工作不得不搁置。如果你总是以这样的次序做事,新冒出来的就和砌墙的砖头一样,后来居上。作者把这种情况称为“后进先出”(Last in First Out,LIFO)。这种状态与番茄工作法最大的矛盾就在于它对番茄钟的破坏。没有对当前工作时间的保障,任何时间的承诺都可以等于废话。


" 避免“大计先行”(BPUF)"
为了避免后进先出,有些人想到了另一个极端。他们早早就详细的规划好自己未来的日程,1号做什么,2号、3、4、5……12月31号做什么。看上去,这样的计划天衣无缝,现在万事俱备,只欠开工。然而,这样的计划往往在头几天就执行不下去了,因为它对变化不能免疫。这样的计划只对于一类人有效:那就是处在封闭期的备考学生或工程人员。他们在规划期内没有其他任何意外,每天要做的就是照计划行事,吃饭,上厕所,睡觉。显然,对于大部分人来说,这是不存在的情境。


" 中断分三种:内部中断、外部中断、系统性中断"
300px-Francesco_cirillo根据番茄工作法发明人弗朗西斯科的分类,中断,或称干扰,分为三种。内部中断(Internal Interruptions)往往是自己的事情,来自自己内心的暗示——“我肚子饿了”,“我得打个电话”,“我想抽根烟”,等等。外部中断(External Interruptions)是来自别人或者外部环境施加给你的事情,比如同事新发来的brief,老板召集临时会议,有个客户打来电话,甚至于一些不可抗因素,比如网络故障、火灾、地震。系统性中断(Systematic Interruptions)的内涵是那些每天都会出现的干扰项,不论你如何规划都难以避免的,比如未预期的来电、新邮件、新微信、内急等等。在本书中,作者实质上将第三种系统性中断分别归类到了前两种之内,来电、新邮件是外部中断,内急自然是内部中断。


" 面对中断最重要的态度:不要忽视,也不要立马做"
中断简直就是生命中不能承受之轻。它们像一堆飘在空中的羽毛,你伸手抽打它,它轻轻的浮起,然后还会降回你身边。蛮力对它们没有任何作用。在面对中断时,最合理有效的应对态度是:不要立马去做突然冒出来的事情,也不要无视它们。具体怎么做?标记每一个中断干扰,让它显而易见。比如,在今日待办表中,每遇到一个内部干扰,就在当前番茄钟活动右侧打一个 ’符号,然后,在今日待办表下方的突发事件栏中记录这个事件的内容,如果有截止日期,也一并标明。这样做,实际上是把突发事件当做一个新活动来看待——不过不是现在做,因为它不在你的今日待办表上。如果这是一个着急的事情,可以在下一个番茄钟加入,如果不急,不妨把它放入活动清单中,以备日后规划处理。在弗朗西斯科的小册子里,我们发现他还具体的区分了内部和外部中断的标记方式——内部中断用’,外部中断用-。这样的区分,往往是为了最后处理和可视化数据时得到更为详细的分析,不过,如同前面提到的,是否有这个必要,还要因人而异。对于大部分初期的番茄工作者而言,一种标记方式已经足够了。


" 番茄钟不可分割:一旦被中断,只能舍弃"
一个番茄钟是番茄工作法最小的单位,它是不可再分的。 如果你设定一个番茄钟是25分钟,这个时间不能再分成几份,要么响铃,要么舍弃。如果在某个番茄钟过程中,遇到了不可搁置的中断,比如内急……等你从厕所回来,也许番茄钟还剩下十分钟,这个钟实际已经作废。你需要做的是停止当前计时,重新开始一个番茄钟。随之而来的也包括调整后续工作内容和工作量,如果需要的话,也可以先休息一下再开始。当然,如果你只是在写文章的时候扫了一眼微信,这并非真正意义上的中断。毕竟,让任何人完全封锁现在社会的信息源是不现实的。我们可以设置一些原则,来分清“被中断”和“没被中断”之间的界限——“邮件只看标题”、“手机信息开启锁屏显示(免去解锁手机的过程)”;这些都是有意义的界线。


" 面对琐碎的短暂中断:凑到一个新番茄钟里完成"
有时候,当我们遇到一些零碎的中断时,尽管不必马上做,也仍然需要尽快完成。这些事情当中,有不少是占时很短的,比如回个微信,打个电话,查看几封邮件等。它们中的每一件都难以占满一个番茄钟。根据上面提到的原则,番茄钟是最小单位,不可分割,因此,把几件小事凑在一个钟里统一完成就是很明智的选择。当我们把这些零碎的小事记录到活动清单中时,可以先在旁边标注数字“0”,这不意味着它需要0个番茄钟,而是说不足一个。在之后的计划过程中,就可以方便的把几个标有“0”的活动凑在一起。


" 中断总是存在:可能需要调整番茄钟时长了"
如果你每天都会在番茄钟里被其他事情打断,真正从始至终完成的钟不多,这有可能是你当前设定的番茄钟时间不合适。在这本书里,任何一个具体的建议都不是绝对的,而应该因人而异,比如一个番茄钟的时长,休息的时长,标记的方式,甚至是表格的样式。具体到时长,25分钟的番茄钟未必适合每个人。所以,把番茄钟时间缩短,15分钟、10分钟,然后再看看中断是否还那么多。在不合适的番茄钟下,人们或被频繁打扰,或感到疲惫。这两种情况都不利于工作效率的提高。有的人容易被打扰,有的人就会遇到事情没做完就响铃的情况。我在规划自己的番茄钟时,倾向于设置30分钟一个钟。这是因为,在最初几次依照25分钟工作时,总会遇到事情还差一个尾巴,铃声响起。当番茄钟适当延长5分钟后,这种情况就得到改善了。


" 搞定外部中断:告知→协商→计划→答复"
外部中断与内部中断和系统性中断最大的区别,在于它涉及与他人沟通。因此,处理外部中断的前提就是别把人际关系搞砸。我们总不能跟别人说,你等会,我正在番茄钟里……估计这样来几次,你就再也不会遇到外部中断了……在书中,作者给我们介绍了一个相对可行的方法:首先告知对方自己当下的状态,正在忙;接下来,与对方协商一个稍后解决的时间;“周五咱俩讨论一下,怎样?”如果这一步没有问题,避免外部中断最大的难关就已经闯过了。接下来,在活动清单里做好计划,并在预估时间到来时与对方沟通。


" 今日待办的突发事件栏:记录多,说明规划不准"
在每天工作结束进行分析时,如果我们发现当天的计划外事物很多,很有可能说明早晨的计划不够准确。毕竟,每天的安排本就应该能够解决当天最重要的问题,如果这期间又蹦出很多新的,同时也很重要的问题,是时候好好回顾自己的规划过程了。


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