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"列计划需要:铅笔、定时器"
铅笔是为了及时填补重大修改;你的番茄钟可以是任何一种定时功能的工具,沙漏、手机都行,不过最好能有个让你进行机械扭动动作的机械番茄钟,这样能培养你的条件反射机制。
"计划三表:待办表、活动表、记录表"
“今日待办”表格属于每日更换的表格,你要在上面填写日期、名字,列出打算在今天进行的活动。“活动清单”表格可以用很多天,不用排序,列出最近要进行的所有能想到的活动,每完成一项就划掉一项。“记录”表格是对每天完成活动的情况跟踪,以便日后对你自己的番茄流程进行改进。
"首先列出所有活动的清单"
把你能想到的要完成的互动全部记下来,不用考虑重要程度和优先级,也不必写出具体做法,每行写一个、只写活动完成后的状态。如果你知道活动期限,就在活动后面标上。全面、言简意赅、即使几个月后再翻你也能看懂,是“活动清单”表最大的特点,它帮助你理清所有要完成的事项,直观地帮你厘清思路。
"关键要筛选最重要的待办活动"
在一天的开始,我们从积压的工作中提取出最重要的活动,填写进“今日待办”表格中,这就是你当天的自我承诺。在当下此刻决定进行一项活动,等于隐含着决定不去做“活动清单”里其他几百项活动,这就意味着你要通过将最重要的活动排到第一位并全力以赴去做而开始每天的工作。这一步骤很重要,但进行起来也简单,你只需要将“必须做完”换成“从哪里开始”、将“这个项目很大很重要”换成“我可以先走一小步”。此外要注意,某件事你今天不打算做,就别把它从“活动清单”转移到“今日待办”,包括别人强迫你做的事。
"每25分钟停下手头工作反馈评估"
在进行一项历时几天或几周的活动期间,直到整件事完成,我们都往往无法看到成败。对于是否在最后期限达成目标,我们不确定,也很焦虑。使用番茄工作法,为每一个刚完成的25分钟工作做个评价,能让我们获得立即反馈,并安心专注于下一个25分钟。
"4个25分钟后阶段休息30分钟"
将4个番茄钟作为一组,每组后进行15~30分钟的休息,可以利用这段时间来清理办公桌、泡个咖啡、逛逛喜欢的网站,甚至可以看一眼电子邮件,但不要开始写任何重要的回信。要注意的是出于人类好奇的天性,你可能更愿意进行较小型的活动,也更容易完成承诺,因此用休息时间和一些小奖励作为完成任务的点缀,能促使你全天保持可持续步伐,为完成大型活动打好情绪基础。